Tác giả sách: Cal Newport

Xuất bản: 2016

Thành công đơn giản chỉ là học cách tập trung – Jan Canfield

Jan Canfield

Cal Newport định nghĩa “deep work” (làm việc sâu) là hoạt động chuyên môn được thực hiện ở trạng thái tập trung – không bị phân tán tư tưởng nhằm thúc đẩy khả năng nhận thức đi đến giới hạn. Trái ngược với làm việc sâu, là “Shallow work” (làm việc cạn) là những tác vụ không đòi hỏi tư duy sâu sắc, như trả lời email hoặc tham dự các cuộc họp thiếu năng suất. Những tác vụ trong nhóm làm việc cạn này không tạo ra nhiều giá trị và bất cứ ai cũng có thể làm được.

Những nỗ lực làm việc sâu này tạo ra:

• Giá trị mới
• Kỹ năng
• Rất khó để sao chép

Trong những thập kỷ qua, nền kinh tế đã chuyển từ lao động chân tay sang phân tích và ứng dụng thông tin. Newport giải thích rằng các kỹ năng để thành công trong nền kinh tế hiện đại – như giải quyết vấn đề phức tạp, phân tích dữ liệu và lập trình máy tính – đòi hỏi phải làm việc sâu để học hỏi và thực hiện. Theo Calport, khả năng làm việc chuyên sâu sẽ quyết định mức độ phát triển của bạn trong nền kinh tế thông tin. Mặt khác, cũng chính cách chúng ta sử dụng công nghệ đang làm cạn kiệt khả năng làm việc sâu của chúng ta. Điện thoại, email và các tin nhắn liên tục gây mất tập trung và khiến chúng ta không thể làm việc sâu.

Cuốn sách được chia làm 2 phần:

• Phần 1: Hiểu khái niệm và lợi ích của làm việc sâu
• Phần 2: Các nguyên tắc để rèn luyện kỹ năng làm việc sâu.

Làm việc sâu rất quan trọng

Newport lập luận 2 lợi ích rất quan trọng sau đây của “Deep work” lên năng suất và hiệu quả làm việc của chúng ta:

1. Học kỹ năng mới**:** công nghệ và kiến thức thời nay đang trở nên lỗi thời nhanh chóng. Để duy trì và liên tục phát triển trong sự thay đổi chóng vánh này, chúng ta cần có khả năng học các kỹ năng mới thường thử thách — đòi hỏi sự tập trung.
2. Áp dụng các kỹ năng để tạo sản phẩm/ kết quả: Khi bạn đã học được một kỹ năng, bạn cần phải làm điều gì đó hữu ích với nó.

Công thức: Sản phẩm chất lượng cao được tạo ra = Thời gian tiêu tốn x Cường độ tập trung.

Làm việc sâu không hề dễ dàng

Newport giải thích rằng làm việc sâu rất khó vì chúng ta liên tục bị gây xao nhãng bởi các nhân tố thường gặp sau:

1. Văn phòng mở: đây là môi trường liên tục gây mất tập trung, nơi mọi cuộc trò chuyện đều được lắng nghe và vô cùng khó để có thể tạo được khoảng thời gian tập trung đủ lâu mà không bj gây nhiễu bởi tiếng ồn và những người hỏi thăm qua lại.
2. Tin nhắn nhanh: Với các công cụ nhắn tin tức thời như Slack, Google chat, Skype, mọi người có thể làm gián đoạn công việc của bạn liên tục. Thói quen naỳ khiến chúng ta không còn là những nhà tư tưởng sâu sắc nữa và trở thành những bộ phản hồi liên tục.
3. Social Media, mạng xã hội: nơi các cuộc trò chuyện tiếp tục diễn ra liên tục, 24/7. Nội dung mới và gây chú ý xuất hiện liên tục, nhưng nó không đưa bạn tập trung đủ lâu để hoàn thành công việc thật sự quan trọng và bạn thực sự quan tâm

Làm việc sâu mang lại cảm giác hài lòng mãn nguyện (hạnh phúc)

Công việc cạn mang lại cảm giác “hiệu quả và có ý nghĩa” giả tạo. Trả lời email giống như bạn đang làm một điều gì đó. Luôn cập nhật cuộc trò chuyện văn phòng giúp bạn cảm thấy được cập nhật về những gì đang diễn ra. Nhưng chỉ làm việc sâu mới giúp bạn có được hạnh phúc và sự viên mãn. Làm việc sâu sắc là khi bạn có khả năng giải quyết những vấn đề hóc búa nhất của mình. Bởi vì những vấn đề này thường mang lại phần thưởng lớn nhất, công việc sâu sắc thường đáng khen hơn nhiều so với công việc nông cạn.

Newport giải thích rằng làm việc sâu mang lại cảm giác “Flow” được đề cập trong sách của Mihaly Csikszentmihalyi về “dòng chảy”. Csikszentmihalyi, nhà tâm lý học và tác giả của Flow nhận thấy rằng khi mọi người tập trung vào một nhiệm vụ đáng giá đẩy họ đến giới hạn nhận thức, họ sẽ trải qua một trạng thái dòng chảy, hoặc cảm giác mãn nguyện và mục đích.

Nguyên tắc 

Lên kế hoạch làm việc sâu

Sau khi hiểu làm việc sâu là gì và tại sao nó lại quan trọng, Newport hướng dẫn các cách khác nhau để thực hành làm việc sâu trở thành một phần trong cuộc sống của bạn. Bước đầu tiên là xác định thời gian mà bạn sẽ dành cho công việc chuyên sâu. Ông cảnh báo rằng rất khó để bản thân làm việc sâu dù ta tưởng rằng ta đã hiểu ý nghĩa của làm việc sâu và tự tin mình sẽ tập trung được, và sẽ tránh được mọi tác nhân gây nhiễu. Do đó, ta cần biến làm việc sâu thành các nghi thức, hệ thống như sau:

Có 4 loại hình làm việc sâu:

Nếu bạn biến làm việc sâu trở thành một nghi thức hoặc thói quen, bạn không còn phải sử dụng sức mạnh ý chí của mình để vượt qua sự phân tâm. Newport cho biết cách hiệu quả nhất là dành thời gian riêng để tập trung vào công việc chuyên sâu. Để thành công trong việc thực hiện công việc chuyên sâu về lâu dài, bạn sẽ phải thử các lịch trình khác nhau để xem điều gì phù hợp nhất với lối sống và nhu cầu của mình. Newport cung cấp bốn loại lịch trình làm việc sâu để xem xét, mỗi loại có yêu cầu thời gian và hiệu quả khác nhau.

Loại 1: Triết lý hà khắc

Loại bỏ càng nhiều tác vụ nông cạn khỏi cuộc sống của bạn càng tốt. Dành gần như tất cả thời gian của bạn cho công việc chuyên sâu. Ví dụ: Một số tác giả không thể liên lạc được bằng email hoặc thông qua phương tiện truyền thông xã hội. Tất cả thư từ đến bằng thư bưu điện hoặc thông qua biên tập viên của họ.

Ưu điểm của lịch trình này là bạn có được thời gian làm việc chuyên sâu kéo dài — nó trở thành phong cách làm việc mặc định của bạn, không phải là thứ bạn phải lập kế hoạch. Tuy nhiên, điều này không khả thi đối với hầu hết mọi người, do yêu cầu của nghề nghiệp của họ.

Loại 2: Periodic – Triết lý phương thức đôi

Viết ra các khoảng thời gian đều đặn mỗi tuần, tháng hoặc năm để tập trung vào công việc sâu sắc. Cuốn sách nhấn mạnh cần ít nhất một ngày để đạt được cường độ làm việc sâu tối đa. Như chúng ta sẽ thấy trong đề xuất lịch trình sau đây, bạn có thể thực hiện một vài giờ làm việc chuyên sâu hàng ngày, nhưng vài giờ đó sẽ không ở cường độ mà bạn sẽ đạt được trong cả ngày làm việc chuyên sâu.Ví dụ: Bạn có thể tạo ra một khối ba ngày trong tuần mà bạn không thể liên lạc được trong khi giữ nguyên hai ngày còn lại để làm việc cạn hơn.

Ưu điểm của lịch trình này là nó thực tế hơn so với lịch trình hà khắc. Dành ra ít nhất một ngày làm việc chuyên sâu sẽ giúp bạn đạt được mức độ tập trung tối đa. Tuy nhiên, cách này không thực tế đối với nhiều người phải thực hiện một số công việc admin hàng ngày.

Loại 3: Daily – Triết lý nhịp nhàng

Dành một khoảng thời gian đều đặn mỗi ngày để tập trung vào công việc chuyên sâu.Ví dụ: Dành buổi sáng (chẳng hạn như 8 đến 11 giờ sáng) để làm việc sâu, trước khi bắt đầu làm việc nông. (đây là cách mình áp dụng!)

Lịch trình này thường xuyên có lợi cho việc hình thành thói quen và nó thực tế đối với nhiều nghề nghiệp và lối sống. Tuy nhiên, lịch trình này không mang lại cho bạn cả ngày làm việc chuyên sâu mà loại hà khắc hay phương thức đôi có thể mang lại, và do đó bạn sẽ không đạt được tiềm năng tập trung tối đa của mình.

Loại 4: Ad Hoc – Triết lý “phát sinh” (bảng tiếng Việt dịch là “triết lý nhà báo”)

Tìm thời gian để thực hiện công việc chuyên sâu bất cứ khi nào bạn có thể làm được. Ví dụ: Khi đi du lịch cùng gia đình, hãy dành ra một vài giờ để làm công việc trước khi cùng họ tham gia các hoạt động.

Đây là lịch trình linh hoạt nhất. Bạn có thể thực hiện công việc chuyên sâu vào bất kỳ thời điểm nào khi có thể. Tuy nhiên, vì nó không thường xuyên nên việc thiết lập thói quen kém thành công nhất. Nó đòi hỏi khả năng chuyển đổi công việc sâu ngay lập tức.

Bạn nên cố gắng tập bao lâu?

Hầu hết những người mới làm quen chỉ có thể tập trung cao độ khoảng một giờ mỗi ngày. Các chuyên gia có kinh nghiệm thực hành làm việc sâu có thể tập trung liên tục lên đến bốn giờ, nhưng hiếm khi có thể vượt quá mức này.

Lên kế hoạch trong ngày:

Newport đề xuất một số kỹ thuật để đảm bảo bạn dành đủ thời gian cho công việc chuyên sâu và không bị cám dỗ làm công việc nông cạn trong thời gian đó.

Lên lịch dùng Internet

Lên lịch trước khi bạn sử dụng Internet. Hãy tránh nó hoàn toàn ngoài những thời điểm lên lịch. Newport đưa ra một số mẹo về cách tận dụng tối đa phương pháp này:

• Giữ một sổ ghi chú ghi lại vào lần tiếp theo bạn được lên lịch sử dụng Internet và bất kỳ ý tưởng nào bạn cần xem lại, tìm kiếm bạn online.
• Lập kế hoạch công việc của bạn để bạn không cần Internet.

Lập kế hoạch mỗi phút trong ngày của bạn và định lượng độ sâu

Tiếp theo, lập kế hoạch mọi thứ bạn cần làm trong suốt cả ngày. Khi bạn đặt mục tiêu cụ thể bằng cách lập kế hoạch trước những việc bạn sẽ làm, bạn sẽ ít có khả năng chuyển sang các nhiệm vụ khác. Ba bước để lập kế hoạch thời gian của bạn như sau:

1. Lập kế hoạch: Suy nghĩ về các nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành và ghi lại thời gian bạn dự định hoàn thành chúng. Chia nhỏ các nhiệm vụ của mình thành các khối kéo dài nửa giờ, đảm bảo lên lịch cho các khối đệm để xử lý các trường hợp khẩn cấp hoặc các nhiệm vụ chạy quá thời gian quy định của chúng.
2. Định lượng độ sâu: Hãy ước lượng và lưu ý mức độ phức tạp của “công việc sâu” của mỗi nhiệm vụ. Theo nguyên tắc chung, hãy tưởng tượng sẽ mất bao lâu để đào tạo một sinh viên tốt nghiệp đại học thông minh thực hiện nhiệm vụ — càng nhiều thời gian, công việc càng sâu.
3. Xem xét và điều chỉnh lịch trình của bạn: Xem xét độ chính xác của các khối thời gian của bạn vào cuối mỗi ngày. Điều này sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng chính xác hơn trong tương lai.

Đặt Deadline tham vọng

Đặt cho mình những deadline chặt nhất sẽ buộc bạn phải tập trung tới giới hạn khả năng của mình. Ước lượng thời gian bạn thường lên lịch cho nhiệm vụ, sau đó, hãy cắt giảm đáng kể thời gian và đặt nó làm deadline của bạn.

Thiết kế môi trường làm việc

Ngoài việc lên lịch thời gian cho công việc chuyên sâu, Newport khuyến khích bạn xây dựng một môi trường hỗ trợ công việc chuyên sâu bằng cách giảm thiểu các tác nhân gây mất tập trung.

Bước 1: Tạo môi trường chỉ làm việc sâu

Newport gợi ý kiếm không gian làm việc chuyên sâu, nơi bạn chỉ để làm việc sâu, như thư viện hoặc văn phòng trong nhà bạn. Phân chia vị trí của bạn theo cách này sẽ củng cố thói quen làm việc sâu một cách mạnh mẽ hơn.

Tận dụng sức mạnh của việc sử dụng các dấu hiệu môi trường để kích hoạt các hành vi mong muốn. Hãy thử thêm các tín hiệu về môi trường vào không gian của bạn — ví dụ: thắp một ngọn nến cụ thể mỗi khi bạn bắt đầu làm việc. Theo thời gian, não của bạn sẽ liên kết những tín hiệu này với công việc chuyên sâu và bạn sẽ dễ dàng đi vào trạng thái tập trung hơn

Bước 2: Loại tác nhân gây nhiễu

Newport chỉ ra rằng chìa khóa để dành nhiều thời gian hơn cho công việc chuyên sâu là tránh tác nhân gây nhiễu.

Social Media

Phương tiện truyền thông xã hội khiến bạn tưởng như bạn đang làm những việc hiệu quả nhưng thật ra hiệu quả thực sự thu được là rất nhỏ. Để bắt đầu quản lý cách bạn sử dụng công nghệ, Newport khuyên bạn nên thực hiện các bước sau để kiểm tra từng công nghệ của bạn các công cụ liên quan đến lợi ích và cái giá “thời gian” phải trả khi sử dụng chúng. Điều này sẽ giúp bạn biết công cụ nào đáng để bạn dành thời gian và công cụ nào không.

1. Liệt kê các mục tiêu của bạn: Lập danh sách các mục tiêu quan trọng nhất của bạn — nghề nghiệp và cá nhân — rồi liệt kê hai hoặc ba hoạt động giúp bạn tiến bộ nhất đối với các mục tiêu này. Newport lưu ý rằng những hoạt động này phải đủ cụ thể để cung cấp cho bạn định hướng, nhưng đủ chung chung để có thể lặp lại.
2. Kiểm tra các công cụ công nghệ của bạn: Đối với mỗi công cụ chính của bạn — ví dụ: Facebook, Twitter và Reddit — hãy mô tả cách chúng đóng góp (hoặc không đóng góp) một cách có ý nghĩa cho các mục tiêu quan trọng của bạn. (Lưu ý ngắn gọn: Để hiểu đầy đủ về tác dụng của một công cụ công nghệ đối với bạn và mục tiêu của bạn, bạn phải thành thật với bản thân: tại sao bạn đang sử dụng công cụ đó.
3. Thử bỏ: Nếu bạn đang không biết mình cần một công cụ như thế nào, hãy làm một thử nghiệm: Bỏ công nghệ đó trong 30 ngày và xem điều gì sẽ xảy ra. Sau đó, hãy xem xét liệu cuộc sống của bạn có tốt hơn đáng kể nếu bạn có thể sử dụng công cụ đó hay không.

Emails

Newport cho rằng email gây lãng phí thời gian đối với cả người gửi và người nhận. Nhiều người sử dụng email một cách thiếu suy nghĩ hoặc như cẩu thả đá trách nhiệm sang người khác. Newport gợi ý một số cách để giảm thời gian bạn dành cho những email không hiệu quả.

1. Đảm bảo email của bạn chứa đầy đủ thông tin cần thiết: khi trả lời email, bạn nên trình bày rõ ràng: 1) trạng thái hiện tại của mọi thứ, 2) mục tiêu cuối cùng là gì và 3) các bước tiếp theo hiệu quả nhất là.

Calport nêu ra ví dụ của David Allen: Khi bạn không xác định rõ ràng và ủy quyền các bước tiếp theo (bất kể dự án lớn hay nhỏ), bạn sẽ tích tụ suy nghĩ và câu hỏi chưa được trả lời trong của mình và có thể cảm thấy phân tán hoặc không tập trung. Do đó, gửi email yêu cầu người nhận các hành động được xác định rõ ràng cho phép bạn tạm gác dự án sang một bên cho đến khi hành động được thực hiện.

2. Nói rõ về thời gian phản hồi, cách phản hồi của bạn: Đảm bảo những người muốn liên hệ với bạn biết cách bạn sẽ xử lý các email đến và những email nào bạn sẽ từ chối.

Huấn luyện kỹ năng làm việc sâu

Như đã thảo luận, hầu hết những người mới bắt đầu chỉ có thể thực hiện khoảng một giờ làm việc sâu liên tục, nhưng bạn có thể huấn luyện bộ não của mình để tập trung lâu hơn bằng các cách sau:

Tận dụng sự buồn chán

Hầu hết mọi người, trong những lúc nhàn rỗi như xếp hàng chờ đợi, theo phản xạ rút điện thoại ra để lướt qua mạng xã hội hoặc xem tin nhắn. Calport cho rằng bằng cách luôn lấp đầy những khoảnh khắc ít kích thích này bằng một hoạt động có tính kích thích cao, bạn sẽ làm suy giảm khả năng chịu đựng sự buồn chán của bộ não dẫn đến hệ quả là ngay cả khi bạn dành thời gian cho công việc chuyên sâu, bạn sẽ không thể tập trung. Trong thời gian đó luyện tập khả năng chịu đựng nhàm chán cho não bộ và tuyệt đối không rút điện thoại ra. Anh ấy gợi ý rằng hãy để bản thân cảm thấy buồn chán trong những khoảnh khắc ít kích thích một cách có ý thức. Ví dụ: nếu bạn đang đợi bạn bên ngoài quán bar, hãy cố gắng chống lấy điện thoại ra một cách có ý thức. Thay vào đó, chỉ cần ngồi yên và tiếp nhận bất cứ điều gì đang diễn ra xung quanh bạn.

Xác lập chỉ số đo lường hiệu quả

Xác lập cách đo lường rõ ràng để bạn có thể xác định sự thành công của các phương pháp làm việc chuyên sâu của mình.

Tận dụng tối đa thời gian của bạn

Một khi bạn đã có lịch trình và môi trường, sau đây đưa ra một số gợi ý để tận dụng tối đa thời gian tập trung của bạn.

4 Nguyên tắc thực hiện

Trong các buổi làm việc sâu, hãy sử dụng những nguyên tắc này để tối ưu hóa thời gian của bạn và tập trung vào những việc phù hợp.

1. Tập trung vào những gì quan trọng: Khi chọn những việc cần làm, hãy tìm ra những thứ có tác động lớn nhất. Sau đó, thay vì cố gắng nói không với những phiền nhiễu tầm thường.
2. Sử dụng các chỉ số phù hợp: Các chỉ số hữu ích nhất trong công việc chuyên sâu là các chỉ số mà bạn có thể sử dụng trong thời gian thực để điều chỉnh kết quả của mình. Ví dụ: số trang bạn đã viết hoặc số ý tưởng mới bạn đã tạo. Những phản hồi này cung cấp phản hồi theo thời gian thực giúp bạn biết được mức độ hiệu quả của bạn trong công việc chuyên sâu.
3. Giữ cho các chỉ số của bạn hiển thị: Làm cho các chỉ số hàng đầu của bạn có thể nhìn thấy được sẽ thúc đẩy bạn duy trì thói quen thường xuyên hơn. Newport đề xuất sử dụng một bảng trắng nhỏ, nơi bạn đánh dấu số giờ dành cho công việc chuyên sâu.
4. Định kỳ đánh giá công việc chuyên sâu của bạn sẽ giúp bạn trung thực về việc bạn bám sát mục tiêu hay không. Thiết lập đánh giá hàng tuần để xem bạn đã đạt được những gì trong tuần qua và lập kế hoạch cho tuần tới.

Nói không với công việc cạn

Bạn sẽ phải đối mặt với những lời mời tham gia vào các hình thức công việc nông cạn khác nhau, chẳng hạn như các cuộc họp kéo dài, việc admin. Anh ấy gợi ý rằng hãy nói không với việc làm nông cạn này bằng cách trả lời ngắn gọn: ” Cảm ơn bạn đã mời tôi, nhưng tôi sẽ không thể đến được.”

Quy định thời gian tắt máy trong ngày làm việc của bạn: Để đầu óc bạn hoàn toàn thoát khỏi công việc và được thư giãn, Newport khuyên bạn nên tạo một nghi thức tắt máy vào thời gian cố định trong ngày và không sử dụng thiết bị điện tử.

Hãy suy xét kỹ thời gian bạn sẽ dùng cho việc gì. Những công việc tầm phào (như trả lời email) gây thiệt hơn là có lợi,

Hãy hỏi bản thân: “Điều gì có nghĩa nhất đối với mình lúc này?”

Định lượng, lượng giá mức độ phức tạp, sâu của mỗi nhiệm vụ. Áp dụng “thuê ngoài” hoặc “phân công lại” với các nhiệm vụ bạn đánh giá là “chỉ mất thời gian” và “không cần đến chuyên môn, kinh nghiệm, cái đầu của bạn phải động não.”

Biết cách từ chối những nhiệm vụ không chuyên sâu, nghe có vẻ như vô hại và chẳng mất gì khi làm, nhưng cái bạn mất lại là thứ quý giá nhất – thời gian.